|
LAPORAN
PENDAHULUAN
KOMUNIKASI
DALAM ORGANISASI
DISUSUN OLEH :
ATTIH HARTINI SUTISNA, S.Kep
NIM : 4012180010
PROGRAM
PROFESI NERS
STIKES BINA
PUTERA BANJAR
TAHUN 2018
|
LAPORAN PENDAHULUAN
KOMUNIKASI DALAM
ORGANISASI
A.
Pengertian Komunikasi dalam
Organisasi
Komunikasi dalam organisasi sangat penting karena
dengan adanya komunikasi makaseseorang bisa berhubungan dengan orang lain dan
saling bertukar pikiran yang bisa menambah wawasan seseorang dalam bekerja atau
menjalani kehidupan sehari-hari. Maka untuk membina hubungan kerja antar
pegawai maupun antar atasan bawahan perlulah membicarakan komunikasi secara
lebih terperinci.
Dalam menyalurkan solusi dan ide melalui komunikasi
harus ada si pengirim berita (sender) maupun si penerima berita (receiver).
Solusi-solusi yang diberikan pun tidak diambil seenaknya saja, tetapi ada
penyaringan dan seleksi, manakah solusi yang terbaik yang akan diambil, dan
yang akan dilaksanakan oleh organisasi tersebut agar mencapai tujuan, serta
visi, misi suatu organisasi.
Berikut ini adalah beberapa definisi serta
penjelasan mengenai komunikasi menurut beberapa ahli:
1.
HIMSTREET & BATY
Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi
antar individu melalui suatu sistem yang biasa (lazim), baik dengan simbol-simbol,
sinyak-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
2.
THEODORSON & THEDORSON
Komunikasi adalah penyebaran informasi, ide-ide
sebagai sikap atau emosi dari seseorang kepada orang lain terutama melalui
simbol-simbol.
3.
CHARLES H. COOLEY
Komunikasi berarti suatu mekanisme hubungan antar
manusia dilakukan dengan mengartikan simbol secara lisan dan membacanya melalui
ruang dan menyimpan dalam waktu.
Jadi, Komunikasi adalah Suatu proses penyampaian
pesan atau informasi dari suatu pihak ke pihak yang lain dengan tujuan tercapai
persepsi atau pengertian yang sama. Berarti dalam hal ini komunikasi dalam
organisasi merupakan hal yang paling penting karena komunikasi bagian penting
dari organisasi, sebab organisasi tidak akan berlangsung apabila tidak ada
komunikasi antara pihak satu dengan pihak yang lain.
B.
Unsur-unsur Komunikasi dalam
Organisasi
Unsur-unsur
komunikasi dalam organisasi adalah
1.
Komunikator (communicator), yaitu
memberi berita, yang dalam hal ini adalah orang yang berbicara, pengirim berita
atau orang yang memberitakan.
2.
Menyampaikan berita, dalam hal ini dapat
dilakukan dengan cara mengatakan, mengirim atau menyiarkan.
3.
Berita-berita yang disampaikan
(message), dapat dalam bentuk perintah, laporan, atau saran.
4.
Komunikan (communicate), yaitu orang
yang dituju, pihak penjawab atau para pengunjung. Dengan kata lain orang yang
menerima berita. Tanggapan atau reaksi (response), dalam bentuk jawaban atau
reaksi.
5.
Kelima unsur komunikasi tersebut
(Komuniakator), Menyampaikan berita, Berita-berita yang disampaikan, Komunikan
dan Tanggapan atau reaksi) merupakan kesatuan yang utuh dan bulat, dalam arti
apabila satu unsur tidak ada, maka komunikasi tidak akan terjadi. Dengan
demikian masing-masing unsur saling berhubungan dan ada saling ketergantungan.
Jadi dengan demikian keberhasilan suatu komunikasi ditentukan oleh semua unsur
tersebut.
C.
Penyaluran Komunikasi dalam
Organisasi
1.
Komunikasi Vertikal
Komunikasi vertikal terdiri atas komunikasi ke atas
dan ke bawah sesuai rantai perintah. Komunikasi ke bawah (downward comunication)
dimulai dari manajemen puncak kemudian mengalir ke bawah melalui
tingkatan-tingkatan manajemen sampai ke karyawan lini dan personalia paling
bawah. Maksud utama komunikasi ke bawah adalah untuk memberi pengarahan,
informasi, instruksi, nasehat/saran dan penilaian kepada bawahan sera
memberikan informasi kepada para anggota organisasi tentang tujuan dan
kebijaksanaan organisasi.
Berita – berita ke bawah dapat berbentuk tulisan
maupun lisan dan biasanya disampaikan melalui memo, laporan, atau dokumen
lainnya, bulletin pertemuan atau rapat, dan percakapan serta melalui interaksi
orang perorang atau kelompok-kelompok kecil. Manajemen seharusnya tidak hanya
memusatkan perhatiannya pasa usaha komunikasi ke bawah, tetapi juga komunikasi
ke atas.
Fungsi utama komunikasi ke atas (upward
communication)adalah untuk mensuplai informasi kepada tingkatan manajemen
atas tetang apa yang terjadi pada tingkatan bawah. Tipe komunikasi ini
mencakup laporan-laporan periodik, penjelasan, gagasan, dan permintaan untuk
diberikan keputusan. Hal ini dapat dipandang sebagai data atau informasi umpan
balik bagi manajemen atas.
Bentuk-bentuk komunikasi seperti kebijaksanaan,
sistem komunikasi informal, survey sikap, dewan manajemen karyawan, atau sistem
inspektur jendral dirancang untuk memudahkan komunikasi ke atas ke manajemen
puncak.
2.
Komunikasi Horizontal
Yaitu komunikasi yang berlangsung di antara para
anggota dalam kelompok kerja yang sama. Dan antara departemen-departemen pada
tingkatan yang sama. Fungsi arus komunikasi horisontal ini adalah: a)
Memperbaiki koordinasi tugas b) Upaya pemecahan masalah c) Saling berbagi
informasi d) Upaya pemecahan konflik e) Membina hubungan melalui kegiatan
bersama
3.
Komunikasi Diagonal
Komunikasi diagonal merupakan komunikasi yang memotong
secara menyilang diagonal rantai perintah organisasi. Hal ini sering terjadi
sebagai hasil hubungan-hubungan departemen lini dan staf. Bahwa
hubungan-hubungan yang ada antara personalia lini dan staf dapat berbeda-beda,
yang akan membentuk beberapa komunikasi diagonal yang berbeda-beda pula.
D.
Hambatan-hambatan dalam Komunikasi
Organisasi
Komunikasi adalah bagian dari informasi dalam
membangun organisasi, tetapi komunikasi tidak efektif dengan adanya
kekuatan-kekuatan dari luar yang menghambatnya. Berikut ini akan dibahas
hambatan-hambatan terhadap komunikasi efektif tersebut, dengan
dikelompokkan sebagai berikut:
1.
Hambatan – hambatan Organisasional
Ada tiga hambatan organisasional, yaitu tingkat
hirarki bila suatu organisasi tumbuh, strukturnya berkembang, akan
menimbulkan berbagai masalah komunikasi. Karena berita harus melalui tingkatan
tambahan, yang memerlukan waktu lebih lama untuk mencapai tempat tujuan
dan kecendrungan menjadinberkurang ketepatannya . berita yang mengalir keatas
atau kebawah tingkatan – tingkatan organisasi akan melalui beberapa “Filter”,
dengan persepsi, motif, kebutuhan dan hubungannya sendiri.
Wewenang manajerial tanpa
wewenang untuk membuat keputusan tidak mungkin manajer dapat mencapai
tujuan dengan efektif. Tetapi dilain pihak, pada kenyataannya bahwa
seseorangyang mengendalikan orang lain juga menimbulkan hambatan – hambatan
terhadapa komunikasi. Banyak atasan merasa bahwa mereka tidak dapat sepenuhnya
menerima berbagai masalah, kondisi atau hasil yang dapat membuat mereka tampak
lemah. Sebaliknya, banyak bawahan menghindari situasi dimana mereka harus
mengungkapkan informasi yang dapat membuat mereka dalam kedudukan yang tidak
menguntungkan. Sebagai hasilnya ada kesenjangan “leveling” antara atasan dan
bawahan.
Spesialisasi . meskipun
spesialisasi adalah prinsip dasar organisasi, tetapi juga menciptakan
masalah-masalah komunikasi, dimana hal ini cenderung memisahkan orang-orang,
bahkan bila mereka bekerja saling berdekatan. Perbedaan fungsi, kepentingan dan
istilah-istilah pekerjaan dapat membuat orang-orang merasa bahwa mereka hidup
dalam dunia yang berbeda. Akibatnya, dapat menghalangi perasaan memasyarakat,
membuat sulit memahami, dan mendorong terjadinya kesalahan-kesalahan.
2.
Hambatan – hambatan antar pribadi
Manajer masih akan menghadapi kemungkinan bahwa
berita – berita yang mereka kirim akan berubah akan menyimpang, bahkan bila
hambatan-hambatan komunikasi organisasional tidak ada. Banyak kesalahan
komunikasi disebabkan bukan oleh faktor-faktor organisasi, tetapi oleh
masalah-masalah ketidak sempurnaan manusia dan bahasa. Manajer perlu
memperhatikan hambatan-hambatan anatr pribadi seperti , a) persepsi selektif ,
b) status atau kedudukan komunikator, c) keadaan membela diri , d) pendengaran
lemah, e) ketidak tepatan penggunaan bahasa. Berikut adalah hambatan – hambatan
dalam proses komunikasi :
Persepsi selektif persepsi
adalah proses yang menyeluruh dengan mana seseorang menseleksi,
mengorganisasikam, dan mengartikan segala sesuatu lingkungannya, segera setelah
seseorang menerima sesuatu, akan mengorganisasikan menjadi berbagai tipe
informasi yang berarti. Dalam hal ini pengalaman mengajarkan seseorang dengan
reaksi tertentu, bila seseorang mendengar suara kereta api, maka dia
mengharapkan akan melihat kreta api. Seorang karyawan menjadi “definisi”secara
otomatis bila dipanggil atasannya dengan kata lain, pengharapan yang
mengharapkan seseorang untuk melihat atau mendengar kejadian, orang , objek
atau situasi adalah sesuatu yang dia ingin lihat atau dengar . hal ini disebut
persepsi selektif.
Manajer perlu memperhatikan 3 aspek berikut
sehubungan dengan persepsi selektif :
a.
Penerimaan akan menginterpretasikan
berita berdasarkan pengalaman dana bagaimana mereka telah “belajar’ untuk
menghadapi sesuatu .
b.
Penerima akan menginterpretasikan berita
dengan cara menolak setiap perubahan dalam struktur kepribadian yang kuat .
berita yang bertentangan dengan kenyakinan seseorang cenderung untuk ditolak.
c.
Penerima akan cenderung mengelompokkan
dan menyiampan karakteristik-karakteristik pengalaman mereka sehingga mereka
dapat membuat pola-pola menyeluruh.
Pelajaran bagi manajer untuk memahami sebanyak
mungkin tentang kerangka kesukaan, kebutuhan, motif, tujuan, tingkat bahasa,
dan stereotip (prosen penyusunan berita menjadi seperti sesuatu yang
diharapkan) dari penerima, agar dapat mengkomunikasikan pengertian secara
efektif.
Status komunikator. Hambatan utama
komunikasi lainnya adalah kecenderungan untuk menilai. Mepertimbangkan dan
membentuk pendapat atas dasar kerakteristik-karakteristik pengirim (sumber),
terutama kredibilitanya. Kredibilitas didasarkan “keahlian” seseorang dalam
bidang yang sedang dikomunikasikan dan tingkat kepercayaan seseorang bahwa
orang tersebut akan mengkomunikasikan kebenaran.
Manajer harus dipandang bawahan mereka sebagai orang
yang terpercaya dan dapat dipercaya. Kalau tidak, usaha untuk memotivasi,
mempengaruhi dan mengarahkan kegiatan-kegiatan bawahan akan sangat terhambat
dari pemulaan.
Keadaan membela diri,
perasaan pembelaan diri pada pengirim, penerima berita atau keduanya juga
menimbulkan hambatan-hambatan komunikasi. Keadaan membela diri seseorang
mengakibatkan ekspresi wajah, gerakan tubuh, dan pembicaraan tertentu, dan
sebaliknya meningkatkan tingkat pembelaan di pihak lain. Jadi, akan timbul
reaksi rantai deensif. Keadaan ini membuat pendengar lebih berkonsentrasi pada
apa uang akan dikatakan dan bukan pada apa yang sedang didengar. Sebagai
contoh, bila seseorang karyawan terancam akan kehilangan kedudukannya, maka
dapat kehilangan kemampuan untuk mengartikan berita secara tepat dengan memberi
reaksi defersif atau agresif.
Pendengaran lemah. Manajer perlu
belajar untuk mendengar secara efektif agar mampu mengatasi hambatan ini.
Berbagai kebiasaan sehubungan dengan pendengaran lemah meliputi : 1) mendengar
hanya permukaannya saja, dengan sedikit perhatian pada apa yang sedang
dikatakan; 2) memberikan pengaruh, melalui baik perkataan atau tanda-tanda
(seperti melihat jam, memandanglangit, menunjukkan kegelisahan); 3) menunujkan
tanda-tanda kejengkelan atau kebosanan terhadap bahan pembicaraan dan 4)
mendengar dengan tidak aktif.
Ketidak tepatan penggunaan bahasa.
Salah satu kesalahan terbesar yang dibuat dalam komunikasi adalah anggapan
bahwa pengertian terletak dalam “kata-kata” yang digunakan. Sebagai contoh,
perintah manajer untuk mengerjakan “secepat mungkin” bisa berarti satu jam,
satu hari atau satu minggu. Disamping itu, bahasa-bahasa “non verbal” yang
tidak konsiten, seperti nada suara, ekspresi wajah, dan sebagainya dapat
menghambat komunikasi.
E.
Peningkatan Efektivitas Komunikasi
Berbagai penyebab timbulnya masalah-masalah
komunikasi dan betapa sulitnya mencapai komunikasi efektif telah dibahas
diatas. Sekarang akan dibicarakan berbagai cara dengan mana para manajer dapat
meningkatkan efektivitas komunikasi. Teknik-teknik ini pada dasarnya adalah
cara-cara untuk mengatasi kesulitan-kesulitan yang disajikan sebelumnya.
1.
Kesadaran Akan
Kebutuhan Komunikasi Efektif
Karena berbagai hambatan organisasional dan antar
pribadi, komunikasi efektif tidak dapat dibiarkan terjadi begitu saja. Manajer
harus memainkan peranan penting dalam proses komunikasi, dimana hanya dengan
cara itu kemudian dapat diambil langkah-langkah untuk meningkatkan efektivitas
komunikasi.
Pentingnya komunikasi menyebabkan banyak perusahaan
besar menggunakan para “ahli komunikasi”. Para spesialis komunikasi ini
membantu perbaikan komunikasi dengan bantuannya kepada para penyelia memecahkan
masalah-masalah komunikasi internal; penentuan strategi komunikasi perusahaan
sehubungan dengan “layoffs”, penutupan pabrik atau relokasi, dan terminasi;
serta pengukuran kualitas kegiatan-kegiatan komunikasi, melalui interview
(wawancara) atau survey.
2.
Penggunaan
Umpan-Balik
Peralatan penting pengembangan komunikasi lainnya
adalah penggunaan umpan balik berita-beria yang dikirim. Komunikasi dua arah
ini memungkinkan proses komunikasi berjalan lebih efektif. Para manajer dapat
melakukan paling sedikit dua hal untuk mendorong umpan balik dan menggunakannya
secara efektif. Manajer dapat menciptakan lingkungan yang mendorong umpan
balik, dan mendapatkan umpan balik melalui kegiatan mereka sendiri
Cara manajer berkomunikasi dengan para bawahannya
dapat menentukan jumlah umpan balik yang akan mereka terima. Disamping itu,
tipe komunikasi yang digunakan dan lingkungan komunikasi penting dalam
penentuan umpan balik macam apa yang akan di dapatkannya. Dalam hal ini manajer
perlu memainkan peranan aktif dalam pengadaan umpan balik tersebut. Sebagai
contoh, setelah memberikan penugasan tugas suatu pekerjaan manajer dapat
bertanya, “apa saudari mengerti?” atau “apakah saudara mempunyai pertanyaan”
atau “apakah ada yang belum saya jelaskan?” tetapi pertanyaan-pertanyaan itu
tidak mendorong timbulnya jawaban, sehingga pendekatan yang lebih langsung
dapat dilakukan dengan mengatakan : “pekerjaan ini adalah penting, sebab itu
pahami benar setiap langkah, laporkan kepada saya apa yang akan saudara
lakukan”.
Dilain pihak, para manajer perlu secara aktif
mencari umpan balik. Manajemen partisipatif dan komunikasi tatap muka merupakan
cara-cara yang dapat digunakan untuk meningkatkan efektivitas kominukasi
melalui penggunaan umpan balik.
F.
Menjadi Komunikator Yang Lebih
Efektif
Teknik-teknik yang jelek mengganggu banyak manajer,
seperti halnya mengganggu hubungan mereka dengan para bawahannya diluar
pekerjaannya. Oleh karena itu latihan-latihan dalam penulisan dan penyampaian
berita secara lisan perlu dilakukan untuk meningkatkan pemahaman akan
simbol-simbol, penggunaan bahasa, mengutarakan yang tepat, dan kepekaan
terhadap latar belakang penerima berita.
Salah satu peralatan yang digunakan secara efektif
oleh para psikolog, dan orang-orang yang profesinya memerlukan pemahaman yang
mendalam tentang klien mereka, yaitu active listening (aktif
mendengarkan), dapat dipergunakan untuk mengembangkan dimensi baru keterampilan
manajemen para manajer. Prinsip dasar peralatan ini adalah penggunaan reflective
statements (pernyataan baik) oleh pendengar. Bagaimanapun posisi kunci para
manajer dalam proses komunikasi, membuat kebutuhan mendesak bagi pengembangan
diri untuk menjadi komunikator yang lebih efektif.
G.
Pedoman Komunikasi Yang Baik
Amerika Management Asosiations (AMA) telah menyusun
sejumlah prinsip-prinsip komunikasi yang disebut “the Ten Commandments of Good
Communication” (sepuluh pedoman komunikasi yang baik). Pedoman-pedoman ini
disusun untuk meningkatkan efektivitas komunikasi organisasi, secara ringkas
adalah sebagai berikut:
1.
Cari kejelasan gagasan-gagasan terlebih
dahulu sebelum dikomunikasikan.
2.
Teliti tujuan sebenarnya setiap
komunikasi.
3.
Pertimbangkan keadaan fisik dan manusia
keseluruhan kapan saja komunikasi akan dilakukan.
4.
Konsultasikan dengan pihak-pihak lain,
bilaperlu, dalam perencanaan komunikasi.
5.
Perhatikan tekanan nada dan ekspresi
lainnya sesuai isi dasar berita selama berkomunikasi.
6.
Ambil kesempatan, bila timbul, untuk
mendapatkan segala sesuatu yang membantu atau umpan balik.
7.
Ikuti lebih lanjut komunikasi yang
dilakukan.
8.
Perhatikan konsistensi komunikasi.
9.
Tindakan atau perbuatan harus mendorong
komunikasi.
10. Jadilah
pendengar yang baik, berkomunikasi tidak hanya untuk dimengerti tetapi untuk
mengerti.
Prinsip-prinsip ini memberikan kepada para manajer
pedoman untuk meningkatkan efektivitas komunikasi.
DAFTAR PUSTAKA
T.
Hani Handoko, Manajemen Edisi 2, Universitas Gajah Mada, Yogyakarta, 2011
0 komentar:
Posting Komentar